يعد الاستلام في المستودع الخطوة الأولى في عملية تنفيذ طلبات التجارة الإلكترونية. عندما يتم هيكلتها وتبسيطها بشكل جيد، فإن سير عمل الاستلام في المستودع لا يعمل على تبسيط إدارة المخزون فحسب، بل إنه يجعل التنفيذ أكثر فعالية من حيث التكلفة والكفاءة بشكل عام.
كما أنها مفيدة جدًا في منع تناقضات المخزون، وضمان دقة جرد المخزون، وتجنب التأخير في تنفيذ الطلبات. يمكن أن تؤدي أي أخطاء في هذه العملية إلى عدم رضا العملاء وربما حتى إلغاء الطلب، ناهيك عن خسارة الربحية والسمعة. تناقش المقالة التالية الخطوات الرئيسية وأفضل الممارسات لعملية استلام فعّالة في المستودعات. لنبدأ!
العمليات الرئيسية لاستلام المستودعات
تتضمن عملية الاستلام في المستودع عدة مراحل رئيسية لضمان الدقة والتعامل مع البضائع في الوقت المناسب. فيما يلي نظرة عامة على الخطوات المهمة في سير عمل الاستلام في المستودع:
1. وثائق ما قبل الاستلام
قبل تقديم طلب أو قبول البضائع، من الضروري إكمال العديد من المهام قبل الاستلام، وأهمها إعداد جميع المستندات اللازمة وإبلاغها للمورد. وهذا يقلل من الارتباك ويضمن وصول البضائع كما هو متوقع.
عند توثيق متطلبات التغليف والشحن، تأكد من ذكر ما يلي:
- معلومات الوسم
- عدد العناصر لكل حاوية أو منصة نقالة
- عدد الطرود لكل منصة نقالة أو العناصر لكل كرتونة
- الحجم والوزن المطلوب
في كثير من الحالات، يتم أيضًا استخدام ملصق طلب استلام المستودع. يحتوي هذا الملصق على رمز شريطي مرفق بكل عنصر مخزون. يسمح الرمز الشريطي بالمسح الضوئي السهل والتكامل في إدارة المخزون والمستودعات برمجة.
2. تفريغ البضائع
بمجرد وصول الشحنة، تكون الخطوة التالية هي تفريغ البضائع. يجب أن يكون موظفو المستودعات جاهزين في منطقة التحميل لاستلام البضائع من مركبة التسليم. لتبسيط العملية، قم بتنظيم مناطق التفريغ الخاصة بك بطريقة يتم بها تحميل العناصر من الخلف إلى الأمام، وفقًا للترتيب العكسي لجدول التسليم. يتيح هذا الوصول السريع إلى البضائع دون الحاجة إلى إعادة ترتيب الشحنات الأخرى.
اعتمادًا على حجم ووزن الشحنة، قد تكون هناك حاجة أيضًا إلى معدات مختلفة، مثل الرافعات الشوكية أو رافعات المنصات، لتفريغ البضائع بأمان وكفاءة. ومن المهم بنفس القدر تدريب موظفي المستودعات على التعامل مع عملية التفريغ بشكل صحيح لتجنب سوء التعامل أو استلام العناصر الخاطئة. إذا نشأت أي مشكلات، مثل البضائع التالفة أو التناقضات، فيجب حلها مع مزود الشحنة قبل التوقيع على إيصال التسليم.
3. جرد المخزون
بعد تفريغ الشحنة، يجب عد البضائع للتأكد من أن الكمية المستلمة تتطابق مع أمر الشراء. يمكن إجراء العد يدويًا للشحنات الأصغر، ولكن بالنسبة للشحنات الأكبر، غالبًا ما يتم استخدام مسح الباركود لتسريع العملية وتقليل الأخطاء. في حالة وجود أي اختلافات في الكمية، يجب إبلاغ مزود الشحن بهذه المشكلات على الفور لاتخاذ إجراءات إضافية.
4. فحص البضائع
إلى جانب العد، من المهم فحص البضائع بحثًا عن أي تلف أو عيوب. افحص الشحنة بحثًا عن علامات العبث أو كسر الأختام أو تلف العبوات. يجب أيضًا التحقق من أكواد المنتج للتأكد من أنها تتطابق مع الطلب. إذا تم العثور على بضائع تالفة، فيجب وضعها جانبًا ووضع علامة عليها للإرجاع أو الاستبدال. يمنع الفحص الشامل في هذه المرحلة تخزين العناصر المعيبة أو تسليمها للعملاء.
5. إدخال البيانات وتحديثات النظام
عندما يتم إحصاء البضائع وفحصها، حان الوقت لتحديث برنامج إدارة المستودعات بالمخزون المستلم. إذا كنت تريد الحفاظ على مستويات المخزون الدقيقة والتأكد من صحة بيانات المخزون في جميع الأوقات، فلا يمكنك تجاهل هذه الخطوة. يسمح إدخال البيانات في الوقت الفعلي بتتبع البضائع بشكل أفضل ويحسن كفاءة تنفيذ الطلبات. تدمج العديد من المستودعات برنامج إدارة المستودعات الخاص بها مع نظام إدارة الطلبات أو وحدة تخطيط موارد المؤسسة، لضمان التحديثات السلسة عبر سلسلة التوريد بأكملها.
6. التخزين والتخزين
تنظيم وتخزين البضائع
الخطوة الأخيرة في عملية استلام المستودعات هي وضع المخزون في أماكن التخزين الصحيحة. يتم وضع البضائع على الأرفف أو المنصات أو في الصناديق، وفقًا لنوعها وحجمها. يجب أن يكون لديك نظام تخزين يسمح باسترجاع البضائع بسهولة أثناء مراحل الالتقاط والتعبئة في تنفيذ الطلب.
تحسين التخزين
لتحسين التخزين، يجب وضع العناصر الثقيلة على أرفف منخفضة والعناصر الخفيفة في الأعلى. ويجب وضع البضائع سريعة الحركة في مناطق يسهل الوصول إليها لتقليل الوقت المستغرق في استرجاعها. التخزين السليم له فائدتان. أولاً، يضمن الاستخدام الفعال للمساحة، وثانيًا، يضمن التخزين الآمن واسترجاع البضائع بسرعة.
أفضل الممارسات لتبسيط عملية الاستلام في المستودعات
إن عملية الاستلام غير الفعّالة قد تؤدي إلى إبطاء دورات التحويل من المواد الخام إلى السلع النهائية، وزيادة أوقات التسليم للطلبات، وفي النهاية تؤدي إلى فقدان العملاء. ضع في اعتبارك أفضل الممارسات التالية لتحسين عملية الاستلام في المستودعات الخاصة بك لجعلها أكثر كفاءة وخالية من الأخطاء.
1. الاستثمار في تكنولوجيا المستودعات
يمكن أن تكون أغلب المهام في سير عمل الاستلام في المستودعات مملة وتستغرق وقتًا طويلاً عند تنفيذها يدويًا. وبدون الأتمتة، يمكن أن تترجم متابعة حركة المخزون وتوافر العمالة وتفاصيل المنتج بسرعة إلى أخطاء مكلفة.
تنفيذ برنامج إدارة المخزون والمستودعات مع ماسح الباركود لأتمتة المهام اليدوية الروتينية وتحسين سير العمل. كما أنها تساعدك على وضع خطط أفضل للمخزون الوارد، ومنع الإفراط في التخزين، والتنبؤ بحالات نفاد المخزون وتحفيز أوامر التجديد. كما تقوم بعض البرامج بتنسيق جداول التسليم مع الموردين شركات الشحن لتجنب الازدحام في الموانئ خلال أوقات الذروة.
2. تتبع المقاييس الصحيحة
من المؤكد أننا يجب أن نجمع البيانات عند كل نقطة اتصال طوال عملية الاستلام، ولكن مجرد جمع المعلومات من أجل جمعها فقط لن يعود بالنفع كثيرًا. ومن الأهمية بمكان أيضًا تحليل هذه البيانات لتحديد الاتجاهات والأسباب الجذرية لعدم الكفاءة.
يمكن لأنظمة المستودعات ذات القدرات التحليلية المدمجة تتبع مقاييس المخزون المهمة، مثل:
- مدة دورة الشحن من الرصيف إلى المخزون: يقيس مدى سرعة نقل العناصر من رصيف الاستلام إلى التخزين.
- مستويات المخزون: يتتبع المخزون في مواقع مختلفة داخل المستودع.
- عدد العناصر المخزنة في الساعة: مراقبة كفاءة وضع العناصر في التخزين.
- متوسط تكلفة التخزين لكل وحدة: تقييم فعالية التكلفة في تخزين المنتجات.
- أوقات دوران الشاحنة في الرصيف: قياس كفاءة تحميل وتفريغ الشاحنات.
3. تقديم هيكل تصنيف محدد جيدًا
في الوقت الحاضر، تتضمن أنظمة وضع العلامات الجيدة تقنيات مثل الترميز الشريطي وعلامات تحديد الترددات الراديوية. يتيح هذا الهيكل لمشغلي المستودعات تحديث تفاصيل المخزون على الفور أثناء تفريغ العناصر.
إن تنظيم المعلومات حول المخزون يسمح بالحصول على رؤى أفضل حول أداء الموردين فيما يتعلق بمواعيد التسليم والموثوقية وجودة المنتج، وبالتالي يؤدي إلى تحسين عملية اتخاذ القرار.
4. توزيع الوظائف على العمالة بشكل مثالي
تمثل تكاليف العمالة عادةً جزءًا كبيرًا - يتراوح من 50% إلى 70% - من ميزانية تشغيل المستودع. لا تعمل برامج إدارة المستودعات الفعّالة على إدارة المخزون فحسب، بل إنها تساعد أيضًا في منع نقص أو زيادة تخصيص الموارد وموازنة أحمال العمل بطريقة آمنة ومستدامة.
5. إجراء عمليات التفتيش بشكل منتظم
إن عمليات تدقيق المخزون بشكل منتظم، بما في ذلك العد الفعلي وتحليل القطع، ضرورية لتحديد اختلالات المخزون قبل أن تتفاقم إلى مشكلات أكبر. يمكن أن تسهل عمليات التفتيش هذه استلام المستودعات في المستقبل بدقة أكبر.
تساعد حلول إدارة المخزون المتكاملة في إجراء هذه التدقيقات من خلال توفير تحديثات في الوقت الفعلي حول مستويات المخزون والسلع التالفة وعناصر SKU المحددة، مما يبسط تتبع المخزون.
6. تأكد دائمًا من صحة المستندات
إنه أمر بديهي، ولكن عليك مراجعة المخزون المستلم مقابل مستندات طلب الشراء بدقة. فكر في تنفيذ نهج منهجي لإدارة مستندات الاستلام والشحن. على سبيل المثال، يمكنك تعيين أرقام لكل نوع من المستندات ووضع علامات على النماذج المختلفة بالترتيب المتسلسل. بهذه الطريقة، يمكنك تبسيط العملية ومساعدة الموظفين في تحديد أي مخزون مفقود.
7. تدريب الموظفين لديك
بغض النظر عن مدى تبسيط عملياتك، فهناك دائمًا مجال للخطأ. لتجنب ذلك، تأكد من أن موظفيك يعرفون كل خطوة في عملية استلام المستودعات، وأكواد المنتجات، ومتطلبات التعبئة والتغليف، وما إلى ذلك. قم بتوزيع دليل استلام مفصل يوضح كل خطوة من خطوات العملية مع إرشادات واضحة لفحص الشحنات وفرزها والتحقق منها لإنشاء سير عمل أكثر كفاءة. قم بإجراء جلسات تدريبية من وقت لآخر للتأكد من أن الموظفين الجدد على اطلاع بأحدث بروتوكولات تخزين المخزون أو مراقبة الجودة بالإضافة إلى أي تغييرات في العمليات التشغيلية أو التكنولوجية.
قم بتحسين عملية استلام المستودعات الخاصة بك مع Mile
لنتحدث بصراحة. نحن نعيش في عالم حيث تعمل التكنولوجيا على دفع نمو الأعمال. لذا، بغض النظر عما إذا كنت تاجر جملة B2B أو تاجر تجزئة للتجارة الإلكترونية يدير الطلبات من مستودع، فإن إعداد عملية استلام سلسة ودقيقة في المستودع يجب أن يكون دائمًا على رأس أولوياتك.
ميل يدعم هذا التطبيق الشركات بجميع أشكالها وأحجامها في رقمنة استلام المستودعات من خلال التطبيقات المتكاملة وواجهات برمجة التطبيقات. كما يوفر منصة موحدة لإدارة سير عمل المخزون، ويوفر رؤية في الوقت الفعلي لعمليات المستودعات، ويرسم خريطة لعملية الاستلام، ويولد ملصقات للتخزين المبسط.
علاوة على ذلك، يتيح برنامج إدارة المستودعات من Mile تتبع مستويات المخزون، ويعزز دقة الالتقاط والتعبئة من خلال مسح الباركود، ويراقب الشحنات من الرصيف إلى باب العميل. كما يوفر تقارير بديهية ويوفر رؤى وبيانات في الوقت الفعلي من أرضية المستودع أثناء إعادة تخزين المخزون.
جدولة عرض توضيحي اليوم لتكتشف كيف يمكن لـ Mile تحويل سير عمل استلام المستودع الخاص بك.
